Cold Email – Czym jest? Dobre praktyki, RODO i Przykłady

Komunikacja poprzez pocztę elektroniczną cały czas się rozwija. Wiadomości e-mail są lepiej sformułowane, bardziej spersonalizowane i skuteczniejsze.

Jedną z nowszych form kontaktu mailowego jest cold e-mail. Kiedyś takie wiadomości wysyłało się pocztą do starannie wybranej grupy odbiorców (a przynajmniej powinno tak być), ale w dobie ery cyfrowej powstał nowoczesny odpowiednik tej formy kontaktu z potencjalnymi klientami.

Czym jest Cold Mail?

Cold e-mail, czyli przekładając na język polski, „zimny e-mail” to wiadomość do osoby, z której nie mieliśmy wcześniej kontaktu. Jest formą marketingu bezpośredniego. Celem takiej wiadomości może być rozpoczęcie współpracy, sprzedaż, utrzymanie relacji biznesowych lub inny.

Do tej pory „cold e-mail” wygląda zupełnie jak każdy inny, chociaż jest od niego dużo bardziej skuteczny w pozyskiwaniu kontaktów, klientów lub partnerów biznesowych.

Co wyróżnia Cold e-mail od zwykłej wiadomości czy newslettera?

Przede wszystkim osobowa forma. W wiadomości cold e-mail zwracamy się do konkretnego odbiorcy z konkretną sprawą.

Nadal brzmi jak zwykła wiadomość? Spójrzmy na co trzeba zwrócić uwagę, by wiadomość była pełnoprawnym „zimnym meilem”.

Dobry Cold Mail powinien zawierać:

Tytuł i nadawca wiadomości

Pierwszym elementem powinien być konkretny, spersonalizowany i intrygujący temat wiadomości.

To pierwsza rzecz, na którą zwracamy uwagę, gdy otrzymujemy wiadomość.

Źle dobrany tytuł może spowodować nawet, że e-mail zostanie skasowany bez otwierania go.

Dobry tytuł wiadomości powinien zachęcać do otwarcia. A nadawca powinien wzbudzać zaufanie, czego np. „amarciniak” nie robi, ale „Anna Marciniak | Firma X” już tak.

Personalizacja treści

Poza dobrym, spersonalizowanym tytułem ważna jest personalizacja samej treści. To drugi element dobrego „zimnego maila”.

Wiadomość bardzo dobrze spersonalizowana da więcej szans na to, że odbiorca na nią odpisze.

W treści warto (nie raz) nawiązać do pracy adresata wiadomości, a także jego osiągnięć. Osoba czytająca tekst powinna poczuć się doceniona, że dostaje wiadomość skierowaną do niej, a nie kolejny e-mail wysłany do tysięcy osób.

Hubspot zaleca, aby taki email zawierał minimum jedno otwarte pytanie – skłania ono do odpowiedzi.

Follow Up – Nie poddawaj się

Trzecią sprawą, którą warto mieć na uwadze, to tak zwany „follow up”, czyli ponowienie wiadomości.

Chodzi o to, żeby nie poddawać się w sytuacji, gdy adresat wiadomości nie odpisze. Brak odpowiedzi nie oznacza automatycznie, że ktoś nie jest zainteresowany.

Powodów może być kilka: brak czasu, pobieżne przeczytanie oferty, utonięcie w stosie innych wiadomości.

Dobry follow up nie może być jednak taki sam jak pierwsza wiadomość. Skopiowana treść nie wygląda profesjonalnie i zdradza niecierpliwość.

Prostota

Czwartym elementem dobrej wiadomości jest prostota. Aby zyskać większe szanse na odpowiedź e-mail powinien być krótki, a pytania i kwestie, które poruszamy w miarę łatwe do zrozumienia.

Lepiej zadać pytanie: „czy możemy umówić się na spotkanie w przyszłym tygodniu?” niż „czy byłby Pan zainteresowany spotkaniem?”.

Działaj

Kolejnym, piątym już elementem jest szybkie działanie, które można określić jako „kuj żelazo póki gorące”. Przypuśćmy, że byliście na konferencji lub targach branżowych. Tam poznaliście osobiście potencjalnego partnera biznesowego. Warto odczekać jeden lub dwa dni po wydarzeniu i napisać wiadomość, w której nawiążemy do rozmowy podczas eventu.
Adresat wiadomości jest bardzo ważny, ale nie zawsze uda nam się uzyskać e-mail do właściwej, z punktu widzenia naszej sprawy, osoby. Jeśli wiemy o tym, można poprosić odbiorcę wiadomości o przekazanie maila do osoby, która może być zainteresowana ofertą lub rozmową. To szósta kwestia, o której warto pamiętać.

Marketing byłby zbyt prosty, gdyby takie działania mogąca było opisać w 5 krokach.
Poza powyższymi sprawami w dobrej wiadomości powinny znajdować się informacje o nas, ale krótkie i treściwe.

Poza tym ważne jest wyjaśnienie celu wiadomości – warto unikać ofert handlowych. One bardzo często są kasowane z miejsca.

Na koniec istotnym elementem jest stopka, w której znajdą się najważniejsze informacje o nadawcy, jego stanowisku i nazwie firmy, z której pisze.
Cold e-mail to dobra metoda na podniesienie sprzedaży produktów i usług, zwłaszcza w kontaktach między firmami (B2B).

NIE sprzedawaj – Bądź przyjacielem, gawędziarzem i doradcą

Dobrze stworzona wiadomość na pewno podniesie konwersję. Pierwsza wiadomość skierowana do nowego kontaktu nie może być ofertą handlową.

Ale nie możesz tego robić z jeszcze jednego powodu…

Aby wysłać ofertę należy uzyskać uprzednio zgodę. Wysłanie oferty handlowej bez zgody może mieć przykre konsekwencje prawne.

RODO vs Cold Email

Szczegółowo opisałem to w artykule poniżej, ale podam w skrócie najważniejsze informacje.

  • RODO nie dotyczy firm, a jedynie danych osób prywatnych,
  • Możesz wysyłać Cold Email nie będący informacją handlową na OGÓLNY adres firmy, a nie adres pracownika (chyba, że sam taką zgodę wyraził),
  • Nie możesz używać w nich danych osobowych np. Pisząc „Proszę przekazać email Pani xyz”,
  • Adres email jest w domenie firmowej, a nie np. Buziaczek.pl

Boisz się kary? Zobacz inne rozwiązanie tutaj.

Przykłady „Zimnych Maili”

Chętnie wyśle Tobie mój najskuteczniejszy scenariusz, jako przykład :). Dzięki niemu proponuje rozwiązania Marketing Automation.

Zapisz się do newslettera poniżej i napisz na adres [email protected], aby go otrzymać :)

Oceń ten artykuł jako pierwszy

Na stronie mogą znajdować się linki polecające (affiliacyjne), które pozwalają utrzymać bloga. Zakup z mojego polecenia nie generuje dla Ciebie dodatkowych kosztów, a ja otrzymam prowizje od kwoty zapłaconej.

Przyłącz się do dyskusji