Ponieważ planuję przejęcie pewnego biznesu, gdzie trzeba posiadać drukarkę wysokiej klasy zacząłem się zastanawiać co bardziej mi się opłaca – zakup czy wynajem drukarki.
Na tapetę wezmę kserokopiarki laserowe firmy Konica Minolta, gdyż w tej branży są subiektywnie najlepsze i spełniają najwięcej moich oczekiwań.
Specyfiką tego biznesu jest wydruk i skanowanie masy dokumentów. Choć to nie punkt ksero to można go z nim pomylić.
W przypadku takiej specyfiki pracy drukarka musi spełniać kilka podstawowych warunków:
- Posiada dotykowy wyświetlacz (do wysyłania maili z poziomu drukarki czy nazywania plików)
- Opcjonalnie zszywacz,
- automatyczny skaner dwustronny z szybkością skanu poniżej 3s na dokument,
- Opcjonalnie dostęp warunkowy (karta lub kod),
- Posiada własny, niezależny modem i serwer plików.
Zakup drukarki – argumenty „za”
Biorąc pod uwagę założone oczekiwania to koszt takiej drukarki zaczynamy od 5000 i możemy zakończyć na około 15000zł netto (link do Ceneo). Cennik kończymy na modelach kosztujących nawet 50000zł netto, ale to już zupełnie inna półka.
Wszystko zależy od modelu, czy wybieramy sprzęt nowy, a może jednak poleasingowy. Jeżeli poleasingowy to tutaj czynników wpływających na cenę jest więcej m.in. przebieg, czy wymagany jest zakup np. Nowego pojemnika na zużyty toner etc.
Zakup drukarki – argumenty „przeciw„
Zakup drukarki na własność to niewątpliwa wygoda, sami decydujemy o konfiguracji, ustawieniach, ale i o częściach eksploatacyjnych.
No i tu zaczynają się schody, gdyż części eksploatacyjne i serwis to nie takie tanie rzeczy. Pracując na tych drukarkach wiele lat serwis trzeba było wezwać raz, ale tutaj liczymy minimum 300zł za interwencję.
Za komplet tonerów płacimy około 1000zł netto lub pojedynczo za ok 300zł netto. Jako, że to wysokowydajne drukarki to na jednym czarnym tonerze drukujemy około 15000 stron. Toner wymieniamy co 10-11 miesięcy.
Koszt pojemnika na zużyty toner to od 100 do 300zł netto w zależności od modelu.
Bęben to około 2000zł netto lub 200zł netto za sztukę w przypadku niektórych modeli, które maja niezależne bębny do każdego tonera – choć i tutaj może być zarówno taniej jak i drożej. Wszystko zależy od tego czy chcemy regenerowany czy oryginał i oczywiście od modelu drukarki. Całe szczęście jego wymiana następuje zwykle po około 30-40000 kopii, choć producent zaleca wymianę co 20.
Odnosząc się jeszcze do serwisu warto nadmienić, że w większości przypadków lub bez specjalnych dodatkowo płatnych planów serwisowych nie otrzymasz drukarki zastępczej, gdyby jednak musiała jechać na serwis.
Wynajem drukarki – Argumenty „za”
Wynajęcie lub leasing drukarki takiej jak wspominana Konika Minolta to przy nowszych modelach cena około 170zł netto miesięcznie.
Dodatkowo płacimy za ilość wydrukowanych i zeskanowych dokumentów. W zależności od umowy możemy mieć „w cenie” określoną ilość wydruków lub skanów.
Dużym atutem jest niski prób wejścia, gdyż zawsze lepiej zapłacić te 170zł, niż od razu 6000zł lub więcej.
W cenie mamy zawarty serwis oraz wszelkie materiały eksploatacyjne (tonery, pojemnik na zużyty proszek/toner,bębny). Oczywiście serwis jest w cenie o ile wizyty serwisanta wynikają z normalnego trybu eksploatacji drukarki, a nie Twojej winy.
Dodatkowo mamy co miesiąc koszty w firmie, które możemy odliczyć od podatku.
Odnosząc się do wady zakupu drukarki w kwestii serwisu, warto tutaj wspomnieć, że w analogicznej sytuacji konieczności wysyłki drukarki na serwis firma wynajmującą zwykle gwarantuje nam urządzenie zastępcze.
Wynajem drukarki – ile kosztuje wydruk?
Zbierając oferty od różnych firm zauważyłem, że są one dość zbliżone. Uśredniłem cenę z 4 firm zajmujących się wynajmem drukarek Konica Minolta w 3 kategoriach: wydruk czarno-biały, wydruk kolorowy, skanowanie.
- Wydruk czarno-biały: 2gr netto za stronę,
- Wydruk kolorowy: 26gr netto za stronę,
- Skan (o ile umowa posiada limit): 2000 w cenie, potem 1gr netto za stronę.
Zakładając, że drukujemy 1200 czarno-białych stron miesięcznie, a wynajem kosztuje nas 170zł netto do powyższych doliczamy 0,15gr na każdą stronę, aby uwzględnić koszt wynajmu.
Dzierżawa drukarki – argumenty „przeciw”
Wspominając cenę najmu nie wspomniałem o długości umowy. Taką cenę (lub nawet niższą) uzyskany przy umowie najmu na 3 lub 4 lata.
Zakładając wspomniane 170zł przez trzy lata spłacimy wynajmującemu cenę drukarki, a w pierwszych trzech latach na 99% nie będzie potrzeby wymiany bębna. Gdy drukujemy głównie w czerni i bieli to bilans wyjdzie prawie na 0 uwzględniając koszty tonerów czy pojemnika na resztki proszku. A przecież jeszcze miesięcznie zapłacimy około 50zł netto za wydruk.
Oczywiście po wydaniu praktycznie takiej samej kwoty jak przy zakupie pozostaje jedno – po umowie drukarkę zwracamy.
Co się opłaca bardziej? Zakup czy dzierżawa drukarki
Obie opcje są dobre. Właściwy wybór pozostaje po stronie właściciela firmy i tego jakie ma podejście do kosztów.
Z jednej strony mamy krótkoterminowy zysk w postaci niskiej kwoty miesięcznej i wygody, kosztem tego, że prawdopodobnie przez długie lata będziemy uzależnieni od tego kosztu.
Z drugiej strony mamy zysk długoterminowy – wysoki koszt na starcie, ale na długie lata urządzenie jest nasze i biorąc pod uwagę długowieczność tych urządzeń przy właściwym dbaniu o nie drukarka po 3-4 latach jest już kosztowo neutralna. Zakupując ją na początku działalności dodatkowo mamy duży koszt, który odciąży nas z podatku w początkowej fazie działalności.
Zawsze istnieje opcja hybrydowa – na pierwsze 3 lata drukarkę dla firmy wydzierżawić, odłożyć i po umowie zakupić już na własność lub odkupić od firmy (o ile ta przewiduje taką możliwość).
