Większość osób pracujących w biurze często spędza w nim więcej czasu, niż we własnym domu. Biuro jest więc miejscem, w którym musimy wraz z pracownikami czuć się komfortowo, a czyste otoczenie sprzyja koncentracji i produktywności. Nie zapominajmy, że wygląd biura to wizytówka firmy, którą oceniają klienci, partnerzy i dostawcy. W tym celu należy zawsze musimy utrzymywać siedzibę firmy w czystości i porządku.
Profesjonalna firma sprzątająca zadba o to, aby wszystko w naszej firmie było zawsze czyste i higieniczne. Zapewne uważasz, że zatrudnienie zewnętrznej firmy to koszt, ale spójrz na to z innej strony i poznaj…
Zalety zatrudnienia firmy sprzątającej
Jest ich wiele, ale są trzy najważniejsze, które przy okazji pokazują, że zatrudnienie firmy sprzątającej jest oszczędnością, a nie kosztem w negatywym tego słowa znaczeniu.
- Nie ponosimy kosztów zatrudnienia pracowników – każda z firm sprzątających ma swoich pracowników. Dlatego jako przedsiębiorcy nie musimy zajmować się ubezpieczeniami społecznymi i innymi kosztami zmiennymi, ponieważ nie są bezpośrednio przez nas zatrudnieni. Wybrana firma będzie odpowiedzialna za przejęcie wydatków na podatki i ubezpieczenia każdego ze swoich pracowników.
- Firma sprzątająca będzie odpowiedzialna za zapewnienie swoim pracownikom materiałów i maszyn niezbędnych do utrzymania porządku. Pomyśl ile kosztuje profesjonalna maszyna do mycia podłogi, środki do niej i do ręcznego czyszczenia, a co gdy mamy okna na wysokości? Wynajęcie firmy sprzątającej będzie tańsze, niż koszt leasingu czy nawet wynajęcia tych maszyn.
- Korzyści podatkowe – otrzymujesz fakturę z jedną, stałą i niezmienną przez cały okres, którą możesz wrzucić w koszt firmy.
Wybieranie firmy sprzątającej – na co zwracać uwagę?
Przedewszystkim powinieneś wziąć pod uwagę kilka firm i z każdą z nich (a właściwie ich przedstawicielami) się spotkać, aby omówić Twoje potrzeby i końcowo otrzymać ofertę do rozważenia. Poniżej znajdziesz kluczowe aspekty, które powinieneś poruszyć na tych spotkaniach i zadać odpowiednie pytania.
Zaufanie
Jednym z najważniejszych aspektów, które należy wziąć pod uwagę przy zatrudnianiu firmy sprzątającej biura, jest zaufanie. Firma sprzątająca musi wzbudzać Twoje zaufanie. Pomyśl, że sprzątaczki pojawią się w biurze, kiedy Ciebie nie będzie. Zapytaj się o sposoby weryfikacji pracowników, czy będzie to zawsze ten sam zespół oraz czy firma jest mimo wszystko w razie czego ubezpieczona.
Szkolenie i doświadczenie
Zaufanie i bezpieczeństwo są ważnymi czynnikami przy wyborze firmy sprzątającej biuro, podobnie jak przygotowanie osób sprzątających, które przybędą do pracy.
W biurach jest wiele różnych elementów: dywany, łazienki, komputery, ścianki działowe, lampy, meble, podłogi, dywaniki itp. Dlatego ważne jest, aby profesjonaliści, którzy przyjdą do pracy, znali właściwości materiałów i wiedzieli, które produkty i techniki czyszczenia są najbardziej odpowiednie.
Oferowane Usługi
Nie wszystkie firmy sprzątające oferują te same usługi. Musisz sprawdzić, czy oferują potrzebne Ci usługi, odbiór pojemników, usuwanie kurzu, czyszczenie okien i szyb itp.
Niezależnie od tego jakie masz potrzeby, ważne jest, aby upewnić się, że firma ma do tego środki techniczne, a pracownicy niezbędne umiejętności.
Elastyczny harmonogram
Harmonogram sprzątania nie powinien w żadnym momencie kolidować z codziennymi czynnościami pracowników biurowych. Dlatego tak ważne jest, abyś szukał firmy, która doskonale dostosowuje się do harmonogramów firmy i wykonuje swoje zadania poza nim, tak aby wszystko było gotowe następnego dnia rano.
„Awaryjne” sprzątanie
Może się zdarzyć sytuacja, że będziesz potrzebować dodatkowego dnia lub godzin poza harmonogramem. Nagła kontrola, ważny klient lub wypadek losowy, który zrobi z biura miejsce po tornadzie. Zapytaj o możliwość takiego awaryjnego sprzątania – ile wcześniej należy uprzedzić, ile kosztuje i jakie usługi są w ramach tego świadczone.
Jakość usługi
Niektóre firmy sprzątające są bardziej niezawodne niż inne, nawet jeśli oferują te same usługi. Z tego powodu przed podpisaniem umowy ważne jest, abyś dobrze poszukał informacji , albo przez Internet, albo poznał opinie innych klientów, którzy już zlecili usługi tej firmie.
Na forach i portalach można znaleźć oceny szybkości, jakości pracy i życzliwości personelu. Pamiętaj jednak, że opinie zawsze można kupić i na ile to możliwe lepiej samodzielnie je zweryfikować.
Maszyny i produkty
Czy chcesz, aby Twoje biuro zostało wyczyszczone za pomocą specjalnych maszyn ? (Na przykład, gdy masz dywany, sprzęt klimatyzacyjny lub okna na wysokości) Zapytaj, jakiego rodzaju sprzętu i narzędzi używają i jakiego rodzaju środków czyszczących będą używać (jakiej firmy), czy szanują środowisko, mają odpowiednie certyfikaty itp.
Legalność zatrudniania pracowników
Co dziwne, coraz ważniejsze staje się sprawdzenie, czy firma legalnie zatrudniła sprzątaczy, upewnienie się, że pracują legalnie, mają odpowiednie ubezpieczenie OC oraz certyfikaty jakości.
Gdzie szukać profesjonalnej firmy sprzątającej?
- Sprawdź na Oferteo – to prawie 8000 specjalistów w sprzątaniu biur, dodaj swoje zapytanie i poczekaj aż firmy same się zgłoszą i zaproponują wstępnie swoje oferty w odpowiedzi na Twoje zapytanie,
- Jeżeli wynajmujesz biuro np. w biurowcu lub inkubatorze przedsiębiorczości możesz zapytać Administratora budynku o usługę sprzątania lub recepcjonistę, który może przekazać namiar do osób, które sprzątają biura innym,
- W przypadku większych firm, możesz ogłosić przetarg (a w niektórych przypadkach nawet musisz),
- Poszukaj w swojej najbliższej okolicy.
